Zápis z jednání

Zejména u občanských sdružení je „zápis ze schůze“ téměř posvátným dokumentem, jehož zhotovení a archivaci je věnována značná pozornost přímou úměrou vzrůstající podle významu toho kterého orgánu (onen význam si však většinou stanovuje sám dotyčný orgán). Dokonce se mnohde traduje, jaké náležitosti takový správný zápis musí obsahovat (stačí si projít internet a to se jeden až diví…), jak dlouho se musí skladovat a jakou formou jej lze likvidovat (lze-li však vůbec). Jak je to však správně?

Opět je vše poměrně prosté: v zákoně 83/90 Sb. o sdružování osob o žádných zápisech není ani zmínka, v zákoně 40/64 Sb. občanský zákoník je analogické a jen vzdáleně související ustanovení ve vztahu k právním úkonům, z něhož plyne, že písemná forma může vzniknout jen na základě dohody účastníků. Takže jedině zbývají stanovy každého spolku, kde by písemná forma zápisů a všechny ostatní náležitosti mohly být uvedeny (popřípadě mohou odkázat na nějaký navazující vnitřní předpis).

Pokud ve stanovách spolku není o písemné formě závěrů z jednání (a všech souvisejících náležitostech) např. základních článků ani zmínka (což je případ ČSOP), tak je závěr jasný: zápisy z jednání nejsou „povinné“ a záleží jen na dohodě účastníků, zda se dělat budou či ne. Navíc i všechny související „problémky“ (jak má zápis vypadat, kdo jej vytváří, zda musí obsahovat podpis, jak dlouho se má archivovat,…) si mohou účastníci dohodnout dle sebe. Je samozřejmě velmi nepraktické v úvodu každého jednání domlouvat formu zápisu, proto se většinou základní „pravidla“ (směrnice) stanoví jednorázově na dobu neurčitou (to samozřejmě vůbec nevylučuje dohodu typu „žádné zápisy dělat nebudeme“).

Z byrokratické praxe však doporučuji, aby vždy, když „o něco jde“ (většinou tedy o termíny a o peníze), tak zápisy pořizovat. Je to sice pracné, časově náročné,… ale jednak je to připomenutí dohodnutých termínů a mnohdy se tím předejdou i případné neshody „kdo co slíbil, co jsme si dohodli, kdo tam tehdy byl,…“ (což při diskuzích o penězích, majetku nikdy není příjemné, natož „po letech“). Zápis by se měl rozesílat všem účastníkům jednání. Tím se mnohdy obchází archivace (všichni zápis přeci dostali) a mnohdy i verifikace (námitky možno vznést na/do dalším jednání a pokud všichni souhlasí, tak je zápis „schválen“).

A jak má takový správný zápis vypadat? Zde se fantazii a vynalézavosti meze nekladou – na internetu je hromada různých zápisů (= inspirace) i tzv. vzorů, každý si tedy může vybrat. Osobně však doporučuji tuto minimální verzi:

1. Hlavička – označení, že jde o zápis, z jednání jakého orgánu, kdy a kde se jednání konalo, kdo byl přítomen (popř. nepřítomen, omluven)
2. Obsah jednání – o čem se jednalo, přijaté závěry, kdo zajistí, termíny
3. Příště – pokud se účastníci dohodli na termínu příštího jednání, tak uvést místo, termín a čas dalšího jednání
4. Patička – kdo zapsal (popř. kdo ověřil)

Ještě bych rád upozornil, že kromě zápisů ve formě „zvláštních listů papíru“ (popřípadě elektronicky šířených dokumentů) se užívá i méně známá forma „knihy zápisů“. To je většinou silný sešit, kam se postupně vepisují záznamy z jednání (samozřejmě při dodržení dohodnutých náležitostí), který většinou na závěr přítomní podepisují – to je velmi rychlé a operativní, ale nikdo si knihu nemůže studovat doma, protože většinou bývá uložena ve „schůzovní místnosti“ (a k tomu nemají všichni podmínky).

Závěry z tohoto stručného pojednání o zápisech jsou tyto:

1. Zápis není „ze zákona“ povinný, záleží jen na vaší dohodě
2. Pokud však jednáte o vážných věcech, je lepší zápis dělat
3. Zápisy by měly mít jednotnou formu a určitou logickou strukturu
4. Způsob distribuce (elektronicky, oběžníkem, dopisem,…) záleží na dohodě
5. Nikoho jistě nepřekvapí, že doba („po přečtení spálit“, měsíc, rok,…) i způsob archivace (elektronicky, v papíře,…) opět záleží na dohodě

««« Předchozí text: Vyrovnaný rozpočet Následující text: Lednové jednání ÚVR »»»

Michal Kulík | 19. 12. 2009 So 16.47 | Mýty a pověry, Ze života Svazu | trvalý odkaz | tisk | 873x